当サイトは、和歌山の事業者が誰でも簡単にプレスリリースを配信できるサービスです。しかし、いざプレスリリースを配信しようと思っても、どのように書けばよいか分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、プレスリリースの書き方をはじめ、押さえておきたいポイントや注意点について解説します。ぜひ参考にしてみてください。
プレスリリースとは？
プレスリリースとは、企業や団体が新聞やテレビ、webなどの各種メディアに向けて発表する公式文書のこと。内容は新商品の発売や新サービスのリリース、新規事業の開始、経営・人事に関する情報など多岐にわたります。
プレスリリースを書く目的は、メディアに取り上げてもらうことで、消費者や取引先、株主などの関係者へ情報を周知することです。しかしメディアに届くプレスリリースは1日に数百通とも言われており、必ずしも目にとめてもらえるわけではありません。そのため、いかに「記事や番組として取り上げたい」と思わせるかが重要になります。
プレスリリースの構成
プレスリリースには、基本となる構成があります。以下のような構成に沿って作成しましょう。
発信日・発信者
まず、プレスリリースの発信日と発信者を記載します。発信日は西暦で年月日を書き、発信者は企業や団体の正式名称を書きましょう。
タイトル
タイトルは30文字前後で作成しましょう。タイトルを見ただけである程度内容が把握できるよう、簡潔かつ端的にまとめることが大切です。タイトルは本文の内容を凝縮したようなものですから、本文が完成したあとに着手するとよいでしょう。
本文
リード文は5W1Hを意識し、250～300文字程度にまとめましょう。第2段落以降の本文では結論を先に書き、続けて新商品や新サービスの特徴、概要説明、今後の展望などを記載します。
なお5W1Hとは以下の情報のことです。
・Who（誰が）
・What（何を）
・When（いつ）
・Where（どこで）
・Why（なぜ）
・How（どのように）
これに加え、「How long（どのくらい）」「How many（どれだけ）」「How much（いくら）」なども意識するとよいでしょう。
また、写真やグラフなども活用し、視覚的に読みやすくすることも効果的です。プレスリリースに掲載した画像がメディアで取り上げられる際に使用される可能性が高いので、その点を考慮した画像選定を行いましょう。見ただけで内容が伝わりやすいかどうかはもちろん、画質が荒くないかどうかもチェックしてください。
問い合わせ先
興味を持ってくれた記者がすぐに連絡できるよう、文末には会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号、メールアドレスなどの問い合わせ先を記載します。また、プレスリリースの信用性を高めるために、会社概要についても記載しておくとよいでしょう。
プレスリリースを書くポイント
ターゲットやゴール設定を明確にする
まずはターゲットを明確にしておくことが大切です。たとえば、新技術の開発や新機種の導入といった内容を書く必要があるかどうかは、ターゲットが消費者の場合と投資家の場合では異なります。
加えて、プレスリリースを配信する目的が知名度や企業価値の向上なのか、集客や販売促進なのかといったゴール設定を明確にしましょう。ターゲットやゴールを設定したうえで、それぞれに合った書き方を意識することが必要です。
具体的な数字や根拠を示す
販売数や来場者数など、根拠となる数字やデータを盛り込むことで専門性や客観性が高まります。データを引用する際は、出典元も記載しましょう。逆に、根拠のない誇張表現は景品表示法違反や優良誤認表示などの法令違反と認定されるリスクもあるため、注意してください。
また、ニュース性・トレンド性を取り入れることもポイントです。業界で叫ばれている課題や社会の関心事などと自社の取り組みを結び付けることで、自社の情報を「なぜ今知るべきなのか」訴えることができます。
ですます調で書く
文末はシンプルな「ですます調」で書くようにしましょう。「～させていただきます」などの過剰な丁寧語は読みづらく、プレスリリースには適していません。同様に、「である調」も好ましくないでしょう。
一文は短く、枚数は少なくする
一文が長くなりすぎないよう、50文字以内を目安に書きましょう。「そして」「しかし」などの接続詞を使うとより分かりやすくなり、効果的です。
また文章量としてはA4サイズ1枚を基準に、多くても2枚までにまとめましょう。資料が必要な場合は文中で長々と説明することは避け、別添するようにしてください。
伝えたいものを絞る
伝えたいことをすべて盛り込もうとすると、膨大な量になってしまうでしょう。機能、デザイン、価格など多くの要素がある中で、どれかひとつに絞って取り上げることがポイントです。
どうやって絞るか迷ってしまうかもしれませんが、たとえば機能に絞った記事で商品に興味を持ってもらえれば、デザインや価格なども当然知りたくなるものです。購入や問い合わせのきっかけづくりと考えましょう。
プレスリリースを書く注意点
専門用語や略語の使用は避ける
業界内ではよく使われている用語であっても、記者に通じるとは限りません。どうしても専門用語を使用する場合は、注釈を付けるようにするとよいでしょう。
また、複数の意味を持つ略語も多々あるため、安易に略語を使用することはやめましょう。正式名称が長すぎるなど略語を使用すべき事情がある場合は、「○○○○〇（以下：××）」と記載するか、「××（※注1）」と注釈を付けましょう。
広告的・抽象的な表現は避ける
プレスリリースは広告とは異なるため、商品の購入やサービスの利用を促すような表現は避けましょう。また、「優れた効果がある」「多くの人に使われている」といった形容詞は避け、具体的なデータを用いるなど、抽象的な表現にならないよう注意してください。
誤字脱字や記事内容をチェックする
プレスリリースは公式文書ですから、正確さが求められます。書き終わったら誤字脱字がないかチェックしましょう。また記載した事実に間違いがないか、不適切な文章表現がないかなど、記事内容のチェックも欠かせません。見落としがないよう、必ず複数名で確認するようにしてください。
まとめ
プレスリリースは、商品やサービスなど自社の情報を知ってもらうために非常に重要な役割を果たしてくれます。この記事を参考に基本的な書き方を押さえて、ぜひ効果的なプレスリリースを作成しましょう。
